Crisis es un escenario que pocas veces se toma el tiempo de analizar y preparar un plan preventivo y correctivo a nivel empresarial para sortearla. Es una realidad, en general decir que en México, por falta de una cultura en general y/o educación empresarial, los aspectos corporativos preventivos de las empresas son en muchas ocasiones ignorados o dejados al último en los pendientes de los empresarios y administradores de empresas, quienes normalmente se preocupan principalmente por otras cuestiones como incremento en las ventas, cumplimiento a compromisos comerciales y con obligaciones fiscales que apremian, en búsqueda de mejoras en los ingresos de las mismas.

Sin embargo, es importante llamar la atención sobre algunos aspectos comunes que al no atenderse de manera preventiva, se vuelven complicados de subsanar cuando se tiene una contingencia encima, o bien sugerencias de mejora que pueden incrementar el valor de su empresa, por lo que a continuación se presentan algunas recomendaciones que consideramos de relevancia, para tomarse en cuenta y de manera general (habrá que tomar algunas otras, dependiendo del giro de cada negocio, pero estas son a nuestro parecer, básicas aplicables a los negocios en general):

ASPECTOS CONTRACTUALES. Por lo que respecta a los contratos, observamos que muchas empresas carecen de soporte documental para algunas operaciones recurrentes, por lo que sugerimos que se tomen las siguientes acciones:

a. Revocar a los apoderados de la empresa que dejaron de prestar sus servicios a favor de la misma, y notificarles a dichas personas la revocación de su mandato, para evitar posibles contingencias patrimoniales futuras.

b. Respaldar las facturas pagadas por concepto de prestación de servicios con los contratos correspondientes, para evitar que su deducción sea cuestionada por las autoridades fiscales.

c. Celebrar contratos de arrendamiento sobre los bienes inmuebles que utiliza la empresa, en donde se establezca entre otras disposiciones, el tratamiento legal de los gastos por conceptos de reparaciones y mejoras.

d. Manejar adecuadamente los contratos de promesa de compraventa de bienes propiedad de su empresa, evitando que se convierta jurídicamente en contratos definitivos de compraventa, debido a las contingencias legales y fiscales que una redacción imperfecta del clausulado pueda provocar, con efectos económicos importantes para la empresa.

e. Soportar la relación con contratistas y subcontratistas, mediante contratos de obra que contengan los elementos suficientes para deslindar a la empresa de la responsabilidad laboral y de la responsabilidad solidaria por el pago de cuotas obrero patronales por los empleados de los contratistas.

f. Diseñar e implementar políticas de crédito a clientes, mismas que deberán ser adecuadas a las circunstancias de la empresa, soportadas por el análisis de la legal existencia y capacidad económica de cada prospecto, y por garantías adecuadas y fáciles de ejecutar.

g. Contar con contratos marco de compraventa tanto para la adquisición de la materia prima, como para la venta de los productos, mismos que conjuntamente con las órdenes de compra que deberán ser congruente con las cláusulas contractuales, amparen las transacciones con terceros y con partes relacionadas, y prevengan cualquier tipo de contingencias comerciales o fiscales.

ASPECTO SOCIETARIO. Con la finalidad de cumplir con las obligaciones corporativas a cargo de la empresa, recomendamos lo siguiente:

a. Revisión y actualización anual de clausulas contractuales, llevar y actualizar libros de actas, de registro de acciones y de registro de capital, pues su ausencia permite a terceras personas desconocer el carácter de accionista de las personas que conforman la empresa, los acuerdos tomados en asambleas, o las modificaciones que ha sufrido el capital social, aún cuando las actas de asamblea que acrediten dichas circunstancias se encuentren protocolizadas.

b. Aprobar resultados anualmente, y acompañar las asambleas anuales de aprobación de resultados de los informes y estados financieros que establece el artículo 172 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. La falta de presentación oportuna del informe será motivo para la remoción del Administrador o Consejo de Administración, sin perjuicio de otros tipos de responsabilidad en la que éstos puedan incurrir.

c. Elaborar títulos accionarios en papel seguridad, y conservarlos en lugar seguro, pues dichos instrumentos acreditan la propiedad de las acciones, y por ser títulos de crédito, nominativos y negociables, pueden ser enajenados mediante endoso, salvo disposición en contrario en los estatutos sociales.

d. Analizar, y en su caso, proponer al grupo de accionistas, la creación e implementación de un Gobierno Corporativo en los términos del Código de Mejores Prácticas Corporativas, esquema que contribuiría de manera importante a la protección patrimonial y personal de los accionistas, y a la permanencia del negocio más allá de la vida de las personas que actualmente los controlan.

PROPIEDAD INTELECTUAL. Todas las empresas sin excepción cuentan con derechos de propiedad intelectual, pero muchas de ellas no los registran y no los capitalizan, por lo tanto se aconseja lo siguiente:

a. Registrar sus derechos de propiedad intelectual, tales como marcas, avisos y nombres comerciales, programas de cómputo, etc., evaluando previamente la conveniencia de que su titular sea una persona física, o moral, residente en México o en el extranjero.

b. En su caso, explotar sus derechos intelectuales mediante el cobro de regalías, o bien considerar la posibilidad de expandirse a través de un sistema de franquicia, como muchos empresarios han decidido crecer en periodo de crisis. Por otra parte, la ventaja de adquirir una franquicia para una persona que desea invertir en un negocio es la seguridad de partir de un concepto cuyo éxito ya fue comprobado en el mercado.

c. Implementar medidas de protección de la información clasificada, entre las cuales, contar con un contrato de confidencialidad para firmar con todas las personas que por razón de su trabajo, prestación de servicios, u otro motivo, llegaren a conocer datos reservados relacionados con la actividad de la empresa, sus clientes o proveedores.

d. En su caso, formalizar legalmente la prestación de asistencia técnica o cualquier tipo de transferencia de know-how que la empresa llegare a transmitir o recibir de terceros o partes relacionadas.

Las presentes recomendaciones están basadas en las experiencias que hemos tenido con diversos clientes y los aspectos de mejoras que comúnmente encontramos. Por lo tanto, le sugerimos que consulte los temas señalados con su asesor jurídico, o en su defecto, nos ponemos a sus órdenes para un análisis más profundo de la situación de su empresa o grupo de empresas específico, que culmine con propuestas concretas de soluciones legales.

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