Como bien sabemos el cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas. En las organizaciones no es un proceso ajeno a los últimos tiempos, lo cual lleva a considerar revisar sus procesos, desde las políticas diseñadas, pasando por la evaluación de la segregación de funciones e incluyendo la validación de los análisis realizados.
Hemos de pensar qué y cómo es el proceso de cierre contable (generalmente mensual con cierres parciales) y cuál es el objetivo de lograrlo, no solo en forma operativa-táctica sino también de manera estratégica. En las empresas, de forma general, podemos catalogar el modelo de dos maneras; 1) Centralizado o 2) Descentralizado – ya sea remoto o in-situ- (depende de su empresa y el enfoque del departamento), pero un factor que debemos tener claro y que nos afectó estos últimos meses fue el cambio tan radical que tuvimos, la crisis del Covid-19 nos obligó a trabajar de forma descentralizada y remota, aunque no quisiéramos.
La pandemia de la COVID-19 ha resaltado la importancia de la continuidad de las actividades empresariales. Millones de empleados en todo el mundo se han visto obligados a trabajar desde casa, y para algunos ha ocurrido literalmente de un día para otro. Garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados ha sido, naturalmente, el objetivo inicial. Mientras el mundo se adapta a un nuevo ritmo, también es imprescindible continuar las operaciones empresariales críticas en unas condiciones sin precedentes. En este sentido nos referimos a que ya no todos los de un equipo financiero trabajan en un mismo lugar físico, ya sea que su modelo sea centralizado o descentralizado (el trabajo remoto fue lo único seguro). El problema no fue en sí el lugar, el reto fue darle seguimiento y control a distancia, es decir de forma remota.
Ya sea centralizado o descentralizado (en un mismo lugar o diferentes lugares) debemos estar claros que la información debe ser: Certera -verdadera-, Visible - flujo del proceso sea adecuado-, que nuestra información tenga toda la Trazabilidad requerida -auditable-, hablando en términos de automatización o digitalización, de lo contrario sería imposible llevar control de cada uno de estas, como se describe a continuación :
Todo esto enfocado en dos grandes vertientes que no hay que perder de vista: trabajar en equipo y establecer prioridades. Estas ideas y principios pueden aplicarse generalmente a todas las empresas ->
Visibilidad del proceso:
En todo momento debemos poder, a través de un tablero de mandos (dashboard), poder ver cada paso del proceso, cada actividad de cada usuario, así como la separación de cada uno de los procesos (conciliaciones, cierres, informes, etc.), no es suficiente con tener un proceso definido, debemos procurar que esté automatizado y que dentro de este mismo tengamos la visibilidad de cada acción, tiempos de entrega, estado de la actividad y fechas a cumplir. Seria adecuado comunicarse con la gerencia desde el principio sobre la forma en que deben realizarse los exámenes y la presentación de informes.
Cada uno deberá estar definido en forma tal que podemos tener comunicación interna, por ejemplo usar software de video para reuniones cercanas clave para añadir una conexión más personal, (menor dependencia al correo interno), los avisos de fechas entrega, atrasos, definir miembros del equipo de respaldo para no detener el proceso y asi sucesivamente. Comprender sus riesgos y priorícelos en consecuencia para que el enfoque del equipo no se deshilache o se centre en preocupaciones de bajo impacto.
Autorizaciones y aprobaciones de cada transacción, definiendo de esta manera una estructura orgánica que acompañe y soporte el proceso, pero también el trabajo remoto.
RPA y FI: La automatización de los procesos manuales y repetitivos, tal es el caso de las conciliaciones, no es necesario que cada integrante responsable de ellas tenga que repetir lo mismo una y otra vez, debemos apoyarnos en las tecnologías actuales, en este caso serán las tecnologías de inteligencia financiera y el RPA (Robotic Automation Process).
No solo en su forma de uso, también consideraríamos el control o ruteo de aprobaciones, es decir que, si definimos los riesgos de cada cuenta o cada proceso, podríamos de manera sencilla, activar “triggers” que controlen las autorizaciones/aprobaciones, con el fin de mitigar los riesgos y manejar adecuadamente el proceso y seguimiento de cada transacción.
Trazabilidad:
La auditoria de procesos, registros e información es de suma importancia, tenemos que saber quién lo hizo, cuándo, cómo, origen y destino de los registros o nuestros datos.
Dejé de ultimo el apartado de la “Certeza” de los datos, ya que sin el control del proceso y todas sus aristas, como se menciono anteriormente, no podría ser posible si lo hiciéramos manual o mucho más si consideramos un trabajo remoto.
La certeza de la información, es decir su veracidad, nos ayudará a la confianza del resultado final, no deberíamos estar haciendo tanta verificación y por ende el resultado se obtendría de manera expedita y con menos errores humanos de digitación (recordar que para el área financiera usar hojas de calculo para este fin ya es obsoleto). Seria bueno o recomendable nombrar a alguien para que supervise la lista de verificación de cerca como un control secundario para asegurarse de que no se pasen por alto los pasos.
Interfaces:
Estos sistemas deberán poder conectarse bi-direccionalmente a cualquier base de datos o sistemas ERP de manera rápida y eficiente sin tener la dependencia acostumbrada de programación del departamento de TI.
Algunas ideas adicionales o clave para saber que va todo bien:
- Priorizar las tareas para realizar el cierre remotamente e identificar los colaboradores clave para desarrollarlas.
- Revisar la capacidad de conexión para realizar el cierre, evaluando si es necesario solicitar que aquellos procesos que no son necesarios en el cierre se puedan postergar para liberar capacidad.
- Mapear los sistemas de información clave en el proceso de cierre y evaluar su nivel de exposición frente a riesgos de ciberseguridad.
- Identificar los controles que tuvieron cambios en el responsable por trabajo remoto o suspensión y/o cancelación de contrato, verificando que se cumpla la segregación de funciones y/o se mitigue el riesgo de fraude por concentración de funciones.
- Evaluar el nivel de riesgo de los controles manuales que deben seguir ejecutándose remotamente, y considerar su automatización y/o implementación de controles alternos.
- Informar a los auditores sobre los cambios en controles y/o nuevos controles para el cierre remoto.
- Identificar los proveedores que son clave para el cierre, coordinado con ellos todas las actividades y disponibilidad para el mismo.
- Establecer un centro de coordinación responsable de supervisar el cierre, así como de liderar la solución de cualquier imprevisto que impacte el cierre remoto, incluyendo la autorización para el ajuste de procesos y revisión de políticas y procedimientos.
- Establecer un canal de reporte de inconvenientes en el proceso de cierre, tal como una línea de reporte de problemas o un correo, permitiendo centralizar las fallas presentadas y así mismo enrutar la solución con el nivel que corresponde en el menor tiempo posible.
- Establecer planes de respaldo y continuidad ante la falla de un sistema, la limitación al acceso de información o la ausencia de uno de los colaboradores clave por razones personales, de conectividad o enfermedad, entre otros, y lo cual incluya una segregación de funciones.
- Evaluar la seguridad de los archivos digitales.
- Monitorear el estado de salud del personal, de tal forma que se pueda establecer un plan de contingencia oportunamente ante problemas de salud, etc.
Esperamos que estos tips y recomendaciones en general, anótalas e implementa lo que pueda servirte. Dudas, comentarios? háznoslo saber y contáctanos en nuestras redes sociales, deja un comentario en la caja o en contacto@b2bmexico.net
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