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  • Israel Rangel

INVENTARIOS FÍSICOS - BUENAS PRÁCTICAS EN SU ADMINISTRACIÓN Y SU IMPORTANCIA

Actualizado: 21 de nov de 2019


Con el paso del tiempo la información financiera ha tomado relevancia no solo para los usuarios de dicha información, sino para la administración en general de cualquier organización, para una adecuada toma de decisiones y de planeación financiera. Específicamente el rubro de inventarios, es una de las partidas más importantes para una entidad productora y/o comercializadora de bienes, el cual es el origen principal del negocio y hoy en día, es de suma importancia tener actualizado el registro de los mismos, así como el reconocimiento y aplicación del valor del inventario en el costo de ventas y, en consecuencia, la conciliación y registro con Clientes y Proveedores.

Revisar las prácticas desarrolladas en la administración de inventarios, puede permitir identificar brechas que generan diferencias, o afectan la toma física. El inventario en muchas empresas es un de trabajo que debe realizarse día a día, para otros puede ser una labor semanal o incluso mensual de acuerdo con sus necesidades.

Pero ¿Que es un Inventario?

  • Conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar, permitiendo la compra, venta o la fabricación en un periodo económico determinado. Comprende, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases, y los inventarios en tránsito.

El inventario es un mal necesario de las empresas y uno de los más costosos, pues, por un lado, el ocioso hecho de mantener dinero convertido en productos dentro de una bodega durante un tiempo considerable implica un alto valor financiero; por otro, el tener inventario genera gastos relativos a su administración, control, conservación, manejo, seguridad, etc., ya sin mencionar los costos asociados con el proceso de compra y recepción del mismo. Cuando dentro de los inventarios se manejan diversos productos y cada uno tiene rotaciones distintas, el cálculo de la existencia y el equilibrio de los mismos es la clave para lograr que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo, y con ello se inviertan menos recursos en este activo, lo cual minimiza los costos y permite satisfacer plenamente la demanda, cosa que muchas veces las PyMES en general no entienden, ya que su rotación llega a ser de 9 meses aprox., generando falta de liquidez durante estas operaciones.

Desde el punto de vista fiscal es necesario cumplir con diversos requisitos para la determinación de la base del Impuesto sobre la Renta (ISR), motivo por el cual retoma vital importancia el llevar de una manera adecuada y conciliar el registro de los inventarios, clientes y proveedores, el cual nos da la pauta para la toma de decisiones al cierre del ejercicio, así como para la planeación financiera y fiscal de los ejercicios subsecuentes. Así pues, el artículo 86 fracción I de la Ley del ISR, establece la obligación de llevar sistemas contables de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley y efectuar registros en los mismos respecto de sus operaciones, esto incluye realizar la toma del inventario físico de las existencias al cierre del ejercicio, mismo que, en su caso, en caso de determinar diferencias respecto de los registros contables, éstos podrían tener consecuencias fiscales y financieras, esto de la mano de acuerdo a la fracción I del artículo 28 del CFF, que establece la obligación de llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, el cual consistirá en un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las existencias al inicio y al final de cada ejercicio.

La administración de inventarios implica planificar y controlar los inventarios para cumplir las prioridades competitivas de la organización. Es indispensable que la administración del inventario sea eficaz para aprovechar el pleno potencial de toda la cadena de valor. El objetivo debe ser mantener la cantidad adecuada de productos para que la empresa alcance sus prioridades competitivas de la forma más eficiente posible. A manera de ejemplo te mencionamos algunos lineamientos de buenas prácticas aplicables a este rubro con los cuales podríamos guiarte a ti y tu negocio :

- ¿ Se tienen documentadas y definidas las políticas y procedimientos para la administración de los inventarios ?

- Y de ser así, dichas políticas y procedimientos ¿ han sido divulgadas a todos los niveles que corresponden?

- Dichas políticas y procedimientos (si es que se tienen) ¿ son revisados y actualizados de forma periódica ? considerando cambios en la industria y la organización.

- La organización ha establecido una estrategia clara de Inventarios.

- ¿ Se han establecido niveles de aprobación de compras de inventarios, de acuerdo con el monto de operaciones ?.

- ¿ Se realizan inventarios de forma recurrente o cíclica, identificando oportunamente diferencias en los saldos de inventarios ?.

- Las bodegas donde se descargan y custodian los inventarios, ¿ cumplen con la normatividad interna y externa en los temas relacionados a la infraestructura ?.

- ¿ El abastecimiento de inventario corresponde al análisis de la oferta y la demanda para periodos cortos de tiempo ?.

- ¿ Se generan reportes periódicos sobre los productos obsoletos o en mal estado,incluyendo aspectos tales como: Cuantía, descripción, causas de obsolescencia, etc. ?

- ¿ Se mantiene un stock de inventario permanente, de los productos que representan el mayor número de ventas ?.

NOTA: Es necesario que se realice un análisis y se determine la mejor práctica de acuerdo a cada organización.


En B2B te podemos ayudar entre otras cosas a:


- Planeación y levantamiento del inventario físico en el almacén del cliente.

- Preparación del material del procedimiento administrativo para la toma de

inventario físico.

- Organizar los equipos de trabajo para el conteo físico, así como la

administración de la mesa de control.

- Revisión y/o determinación correcta de la valuación contable y fiscal de sus inventarios así como su costo de ventas a la fecha del inventario.

- Verificar la eficiencia de Producción / Compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes).

- Comprobar la rotación de productos.

- Evaluar el sistema de resguardo y conservación.

- Comprobar los reportes de Ventas y Producción, etc.


Nuestro trabajo se realiza de conformidad con las Normas Internacionales de

Auditoría (ISA, por sus siglas en inglés). Dichas normas requieren que cumplamos

los requerimientos de ética, y que el trabajo sea planeado y desarrollado para

obtener una seguridad razonable de que los estados financieros (en el rubro

mencionado) no contienen errores significativos.


Conclusión

El tener el adecuado control del registro de inventarios, reduce de manera significativa el margen de error para la toma de decisiones, la planeación financiera y fiscal, reducción de riesgos de fraudes, así como el adecuado tratamiento para la determinación de la base de impuestos.

¿Requieres apoyo para realizar inventarios físicos en tu empresa?, HABLEMOS !! en B2B podemos ayudarte en este proceso, así como en el establecimiento de los controles y procesos adecuados (financieros y fiscales) para que tus inventarios no se vuelvan tu pesadilla al cierre del ejercicio.

Y recuerda en B2B _ TU NEGOCIO. NUESTRAS IDEAS. RESULTADOS : )


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